Przeterminowane leki to realny problem każdej apteki — generują straty, blokują kapitał i zabierają miejsce w magazynie. Na szczęście istnieją rozwiązania, które pozwalają praktycznie wyeliminować ten problem. Oto najskuteczniejsze metody.

1. FEFO zamiast FIFO — podstawowa zasada, która realnie działa

W aptekach nadal często stosuje się FIFO („pierwsze weszło, pierwsze wyszło”), ale skuteczne zarządzanie terminami wymaga FEFO – First Expired, First Out, czyli:

👉 najpierw wydajemy lek o najkrótszym terminie ważności.

Ręczne pilnowanie FEFO jest trudne, szczególnie w godzinach szczytu. Dlatego automatyzacja eliminuje tu większość ryzyka.

2. Regularne audyty terminów – ale oparte na systemie, nie na zeszycie

Tradycyjny przegląd terminów to kilka godzin pracy tygodniowo. Automatyzacja pozwala skrócić to do minut.

Systemy robotów:

• automatycznie rejestrują daty ważności
• przypominają o zbliżających się terminach
• tworzą listy produktów wymagających kontroli
• blokują możliwość wydania leku po terminie
  

➡ Farmaceuta nie musi już przeglądać półek — system wskazuje, gdzie jest problem.

3. Eliminacja „martwych stref” magazynu

Najwięcej przeterminowań powstaje tam, gdzie produkt:

– został odłożony w złe miejsce,
– został „zapomniany” na najwyższej półce,
– został zdublowany i trafił poza obszar rotacji.

➡ Roboty apteczne nie mają martwych stref — każdy lek jest widoczny w systemie, a jego pozycja przypisana jest do konkretnej lokalizacji.

4. Automatyczne raporty i ostrzeżenia o zbliżających się terminach

Nowoczesne systemy magazynowe wysyłają:

• powiadomienia e-mail,
• alerty w panelu,
• raporty dzienne/tygodniowe,

➡ Dzięki czemu farmaceuta zawsze wie, które produkty wymagają działania, zanim staną się stratą.

To szczególnie ważne przy dużej ilości asortymentu i częstych dostawach.

5. Automatyzacja przyjmowania dostaw – klucz do błędów blisko zera

Najwięcej przeterminowań wynika z błędnych przyjęć, np.:

– wprowadzenie złej daty,
– przepisanie błędnego numeru serii,
– przeoczenie krótkiego terminu dostawy.

Roboty robią to automatycznie:

• skanują daty ważności,
• weryfikują serie,
• odrzucają leki niespełniające kryteriów,
• przypisują produkt do właściwej lokalizacji.

➡ Dzięki temu ryzyko błędu spada praktycznie do zera.

Podsumowanie

Ryzyko przeterminowanych leków można dziś zredukować niemal całkowicie — pod warunkiem, że apteka korzysta z:

• automatycznego zarządzania datami,
• pełnej rotacji FEFO,
• eliminacji martwych stref,
• automatycznego przyjmowania dostaw,
• stałej kontroli systemowej.

Czyli ma wdrożonego robota Riedl Phasys lub Easy Phasys.